はじめまして、元トップ営業マンの町彦です。
仕事が終わらなくて、毎日毎日残業していたりしませんか？
私がそうでした。
「納期に追われるばっかりで、時間管理ができない」
「優先順位付けが苦手で、どれから手をつけていいのか分からなくなる」
「生産性を高めて、残業時間を減らしたい」
新人営業マンとして頑張っているとき、ずっとこんな思いで仕事をしていました。
今回は時間管理をするための3つのステップ、「ワークスタイルを振り返り」、「優先順位をつけ」、「業務遂行力を高める」方法をご紹介します。
時間管理術を学べば、日々の業務効率をあげ、定時で帰れるだけでなく、プライベートの時間を確保することもできます。
時間管理術を学んで充実した日々を送りましょう！
ステップ①：ワークスタイルを把握しよう！
ワークスタイルとは、「働き方」のことです。
仕事における自分の強み、弱みを把握することで、自分に合った仕事の仕方が見つかり、時間を管理できるようになります。
モチベーションの向上にもつながりますので、少し立ち止まって考えてみましょう。
ワークスタイルを把握する3つのポイント
下記3つの項目について、書き出してみましょう。
- 1週間のタイムログをつける：毎日のタスクと、そのタスクにかかった時間を記録します。
- 得意なことを書き出す：何も考えずできる作業は、実は得意なことだったりします。
- 苦手なことを書き出す：自信がもてない作業は、苦手なことだと割り切りましょう。
各項目は、できるだけ具体的に書くことをおすすめします。
タイムログをつけることで、どんな作業にどれだけの時間を使っているか、見える化できます。
無駄な作業や時間があるならば、思い切って削減できる方法を考えて実行しましょう。
合わせて自分の得意なこと、苦手なことも客観的に把握することで、効率的にタイムマネジメントできます。
苦手なことに時間がかかりすぎるのであれば、周囲の人間に相談してみてください。
そのぶん得意な作業をまわしてもらい、チームの業務効率があがるかもしれません。
ステップ②：作業に優先順位をつけよう！
優先順位をつけ、重要度の高いタスクからこなしていくことで、限られた時間の中でより成果につなげることができます。
また優先順位をつけることで、期日内にタスク完了、タスク漏れを防ぐこともできるのです。
優先順位の付け方
下記3つの項目を参考に、自分のタスクに優先順位をつけてみましょう。
- 自分が担当している仕事の中で、重要度と緊急度の2つの軸でタスクを分類します。
- 下記の図を参考にし、①→②→③→④の順番で優先順位をつけましょう。
- 重要度が高く、緊急度が高いタスクから順番に、時間枠を決めて作業します。
ステップ①で自分のタスクを整理したことで、簡単に優先順位をつけることが出来たと思います。
タイムログをつけたことで自分の作業が見える化し、さらに優先順位をつければ、作業効率があがるはずです。
「緊急かつ重要」な作業から順番にこなしていくことで気持ち的にも余裕ができ、視野が広がる可能性があります。
本当に必要な作業なのか、区別することがポイントです。
ステップ③：業務遂行力を高めよう！
業務遂行力とは、思考力、実行力、コミュニケーション力の総合的なスキルを指します。
業務遂行力を高めることで、より短い時間で成果を得られるようになります。
- 思考力：課題を分析し、解決策を導き出す思考力。
- 実行力：計画を立て、実行する実行力。
- コミュニケーション力：円滑にコミュニケーションを図る力。
思考力を高める
ロジカルシンキングで、論理的に筋道を立てて考える思考方法を身に着けましょう。
論理的に考え行動することは、そのまま時間の節約になります。
普段から論理的に考えるためには、ある程度の習慣が必要です。
例えば買い物をする際、商品の必要性を頭の中で説明してみましょう。
根拠を言葉にしてみるのです。
日常的に感情をおさえて、論理的に言葉にすることが大切です。
ロジカルシンキングの書籍やネットでも、ロジカルシンキングを学ぶことができるので検索してみてください。
実行力を高める
目標を設定し、達成するまでの道のりを具体的に考えましょう。
がむしゃらにタスクをこなしていくだけでは、時間内で効率的に成果を生み出すことはできません。
例えば、「富士山に登頂する」という目標を立てたとします。
富士山に登るために必要な道具、登頂までのスケジュール設定、問題が起きたときの対応策、などを考えますよね。
仕事でも同じように、目標設定から達成するための道のりを具体的に考えることで、一つ一つの行動を実行する力が養われ、時間を節約できます。
コミュニケーション力を高める
相手を理解、共感し、自分の意見を明確に伝えましょう。
当然ですが、状況によって言葉を選ぶ必要があります。
コミュニケーション力を高めることで、お互いの作業時間を減らすことにつながります。
自分が苦手なこと、できないことを無理にする必要はありません。
しかし、自分から話してみないと上司も同僚もわかってはくれないのです。
作業を回避、または効率化できるヒントが見つかるかもしれないので、普段から思っていることをこまめに意見し合うといいでしょう。
まとめ
ワークスタイルを振り返り、優先順位のつけかたを学び、業務遂行力を高める方法を学んできました。
学んだことを活かし、時間を管理して充実したライフスタイルを実現しましょう！
